No te arriesgues a que te bloqueen: identifica tus listas válidas y las que no cumplen con las normas

Esta página ofrece ejemplos concretos de listas válidas y de las que no cumplen con las normas y en el límite de envío, junto con buenas prácticas a seguir para asegurar que sus hábitos de envío respeten las normas de consentimiento y los estándares de entregabilidad.

Con estos consejos podrá:

• Proteger tu reputación como remitente.
• Mejorar tus tasas de apertura e interacción.
• Reducir el riesgo de quejas o de bloqueos.

I. Ejemplos de listas válidas (que siguen las buenas prácticas)

1. Personas que completaron voluntariamente un formulario de registro en tu sitio

Los contactos que han proporcionado voluntariamente su dirección de correo electrónico mediante un formulario claro son la base más fiable y segura para tus campañas de marketing. Estos suscriptores han elegido recibir sus comunicaciones, lo que reduce significativamente el riesgo de denuncias por spam y protege su reputación como remitente.

Características de estos contactos:

a. Consentimiento voluntario y claro

• El suscriptor sabe exactamente a qué se está suscribiendo: una newsletter, una guía gratuita, contenido exclusivo, ofertas promocionales, etc.
• La dirección de correo se recopila mediante un formulario explícito donde el usuario entiende que recibirá correos de marketing.

b. Seguridad legal y cumplimiento

• Este tipo de consentimiento es conforme con el RGPD y las mejores prácticas de email marketing.
• Puede enviar correos de marketing con total confianza, sin temor a que tus mensajes sean marcados como spam.

c. Ejemplos concretos

• Un visitante completa un formulario para descargar una guía gratuita y marca la casilla: "Sí, quiero recibir tus correos y consejos exclusivos."
• Un cliente compra un producto y marca la casilla: "Quiero recibir novedades y ofertas especiales."

Ventaja principal: estos contactos están altamente cualificados, tienen más probabilidades de abrir sus correos, hacer clic en sus enlaces e interactuar con su contenido. Esto mejora sus tasas de interacción y la entregabilidad general de sus campañas.

Consejo profesional: incluye siempre una casilla "Quiero recibir tus correos" y un enlace a tu política de privacidad.

2. Suscriptores que marcaron explícitamente una casilla para recibir tu newsletter durante una compra

Incluso cuando la suscripción a su lista de correo se produce durante el proceso de pago, es esencial que el consentimiento sea voluntario y claramente indicado. El simple hecho de que un cliente proporcione su correo al realizar un pedido no es suficiente: debe entender que está aceptando recibir sus comunicaciones de marketing.

Puntos clave a seguir:

a. Voluntario y activo

• La casilla para suscribirse al boletín o recibir ofertas debe estar desmarcada por defecto.
• El suscriptor debe realizar una acción clara y deliberada, como marcar la casilla para confirmar su consentimiento.

b. Redacción clara y comprensible

• Use un texto preciso que indique exactamente qué recibirá el contacto: consejos, promociones, boletines, guías exclusivas, etc.

Ejemplo: "Sí, deseo recibir noticias, consejos y ofertas exclusivas por correo electrónico."

c. Ventaja: protección contra el spam

• El consentimiento claro y voluntario asegura que sus correos no serán marcados como spam por sus suscriptores o por los proveedores de servicios de Internet (ISP).
• Esto también protege su reputación como remitente y mejora la entregabilidad de sus campañas.

d. Prueba de consentimiento

• Conserva un registro de la acción: marca temporal, página de confirmación y el texto exacto del consentimiento.
• Esta prueba es esencial para seguir siendo conforme con el RGPD o responder a cualquier solicitud legal o auditoría de marketing.

Consejo profesional: integra la casilla de aceptación de forma visible y diferenciada durante el proceso de pago, con una redacción clara y precisa. Evita frases ambiguas o casillas premarcadas para asegurar un consentimiento genuino y defendible.

3. Visitantes de ferias que firmaron un formulario con una casilla "Quiero recibir tus correos"

Los contactos también pueden suscribirse a sus comunicaciones fuera de línea, por ejemplo, durante un evento, feria, visita a la tienda o llamada telefónica. Estas suscripciones son válidas siempre que el consentimiento sea claro y voluntario, y el contacto entienda exactamente para qué se está registrando.

Puntos clave a seguir para suscripciones fuera de línea:

a. Claridad del consentimiento

• Explica con claridad qué recibirá el contacto: newsetters, ofertas especiales, invitaciones a eventos, guías o contenido exclusivo.
• Evita redacciones vagas o ambiguas que puedan interpretarse como recolección de correos no solicitada.

b. Acción voluntaria

• El contacto debe realizar una acción clara para dar su consentimiento, por ejemplo:
  • Marcar una casilla en un formulario físico o digital.
  • Firmar un documento o facilitar su correo después de haber sido informado sobre las comunicaciones que recibirá.

c. Registro del consentimiento

• Conserva un registro de la suscripción que incluya la fecha, el contexto (evento, punto de venta, llamada) y el texto exacto del consentimiento.
• Esta prueba es esencial para justificar el cumplimiento del RGPD y demostrar que los correos de marketing fueron autorizados voluntariamente.

d. Ventaja principal

• Las suscripciones fuera de línea, claras y voluntarias, ayudan a construir una base de contactos fiable y reducen el riesgo de denuncias por spam, mejorando la entregabilidad general de sus campañas.

Consejo profesional: durante eventos o interacciones fuera de línea, utiliza un formulario estandarizado que indique claramente el propósito de los correos y asegúrate de que el contacto lo entienda y acepte explícitamente recibir tus comunicaciones.

Intenta conservar pruebas (una foto del formulario, un escaneo o un registro en la base de datos) para demostrar el consentimiento si fuera necesario.

4. Clientes existentes que reciben información del servicio (cambios en la cuenta, confirmaciones de pedido)

a. Los correos transaccionales son mensajes enviados como parte de una transacción o una relación directa con el contacto. Son aceptables incluso si el contacto no ha dado explícitamente su consentimiento de marketing, porque son necesarios para que el servicio o la relación comercial funcione.

Ejemplo de correos transaccionales:

• Recibos y confirmaciones de pedido
• Notificaciones de entrega o seguimiento de paquetes
• Alertas de seguridad o cambios de contraseña
• Recordatorios de citas o información importante relacionada con el servicio

Importante: la distinción respecto al marketing

• Si deseas añadir contenido promocional a estos correos (por ejemplo, ofertas especiales, recomendaciones de productos, promociones), debes obtener consentimiento explícito de marketing por separado.
• Mezclar contenido transaccional y de marketing sin consentimiento puede percibirse como spam y dañar la reputación de su remitente.

Consejo profesional: crea plantillas separadas para tus correos transaccionales y tus correos de marketing.

• Los correos transaccionales deben limitarse a la información requerida para el servicio o la transacción.
• Incluye siempre una opción clara para suscribirse a tus comunicaciones de marketing si deseas incluir promociones, por ejemplo, mediante una casilla o un enlace de registro en el recibo o la confirmación.

II. Ejemplos de listas que no cumplen con las normas

1. Listas compradas o alquiladas a un proveedor externo

Ciertas listas de contactos disponibles para compra o compartidas por terceros pueden resultar tentadoras, pero presentan un riesgo importante para su negocio de email marketing.

a. Características de los contactos sin consentimiento:

• Las personas en estas listas nunca han dado su consentimiento explícito para recibir sus correos.
• No tiene garantía sobre su interés real, su actividad o la validez de su dirección de correo.

b. Riesgos asociados:

• Denuncias por spam
  • Los destinatarios que nunca solicitaron tus correos pueden hacer clic en "spam" en cuanto los reciban.
  • Estas denuncias perjudican tu reputación como remitente y pueden provocar que tus campañas sean bloqueadas por los proveedores de servicios de Internet.
• Altas tasas de rebote
  • Las direcciones compradas suelen ser inexactas, obsoletas o temporales, lo que provoca numerosos rebotes permanentes.
  • Una alta tasa de rebote degrada su puntuación de entregabilidad y puede desencadenar restricciones en su cuenta de envío.
• Suspensión de cuenta
  • El uso de contactos sin consentimiento suele estar prohibido por las plataformas de envío.
  • Las cuentas pueden ser suspendidas o eliminadas, impidiéndole enviar futuras campañas.

Ejemplo concreto:

Comprar una lista de 10.000 correos "interesados en cosmética" en línea puede parecer una oportunidad rápida. En realidad, estás exponiendo tu negocio a denuncias por spam, rebotes masivos y sanciones severas, sin ningún beneficio real en términos de interacción o conversión.

Ten en cuenta que las listas compradas están estrictamente prohibidas en systeme.io.

Consejo profesional: nunca compres ni utilices listas de terceros. Construye tu lista de forma orgánica mediante:

• Formularios claros en tu sitio web
• Suscripciones durante eventos o compras
• Ofertas de contenido gratuito (guías, ebooks, newsletters)

Esto garantiza que tus contactos han dado su consentimiento explícito, lo que optimiza la entregabilidad y protege su reputación como remitente.

2. Listas proporcionadas por un tercero (otra empresa o socio)

a. Contactos sin prueba de consentimiento: un riesgo legal

Incluso si algunas listas de contactos parecen relevantes para tu negocio o sector, es crucial entender que no existe prueba de que acepten recibir tus correos. El supuesto interés de un contacto nunca sustituye al consentimiento explícito y voluntario.

Riesgos principales:

• Incumplimiento legal

• Enviar correos a contactos sin consentimiento constituye una violación del RGPD en Europa y vulnera las leyes anti-spam en otros países.
• Las sanciones pueden incluir multas elevadas y acciones legales contra su empresa.

• Riesgo para tu reputación como remitente

• Los contactos sin consentimiento tienen más probabilidades de marcar tus correos como spam.
• Esto degrada tu puntuación de entregabilidad, aumenta los rebotes y puede llevar al bloqueo o suspensión de tu cuenta de envío.

• Falta de interacción genuina

• Aunque la lista esté orientada a tu nicho, el supuesto interés no garantiza aperturas ni clics.
• Estos contactos no contribuirán a tus tasas de interacción y corren el riesgo de disminuir la eficacia global de tus campañas.

Consejo profesional: nunca envíes correos de marketing sin prueba de consentimiento. Enfoca tus esfuerzos en recoger contactos de forma orgánica mediante formularios claros, suscripciones a eventos u ofertas de contenido gratuito.

Conservando un registro con marca temporal del consentimiento, asegura tu cumplimiento legal y optimiza tu entregabilidad e interacción.

3. Direcciones recopiladas vía Facebook u otras redes sociales sin un formulario de suscripción claro

a. Contactos desde redes sociales: ten cuidado con el consentimiento

Usar redes sociales para recopilar correos puede parecer conveniente, pero es esencial entender que un simple inicio de sesión o interacción no garantiza el consentimiento para recibir tus correos de marketing.

Puntos clave a recordar:

• Se requiere consentimiento explícito

• Aunque un usuario inicie sesión mediante Facebook, Instagram u otra red social, eso no significa que acepte recibir tus comunicaciones por correo.
• El consentimiento debe ser voluntario, claro y registrado, conforme al RGPD y a las mejores prácticas de email marketing.

• Riesgos asociados

• Enviar correos a contactos recopilados desde redes sociales sin su consenimiento te expone a:
  • Denuncias por spam
  • Altas tasas de rebote
  • Suspensión o bloqueo de su cuenta de envío
  • Sanciones legales por incumplimiento del RGPD

Ejemplo concreto:

• Extraer direcciones de correo de asistentes a un evento en Facebook y añadirlas automáticamente a su lista de envío sin su consentimiento explícito es una práctica de alto riesgo.
• Estos contactos nunca consintieron recibir tus correos, por lo que el envío no está ajustado a las normas y es perjudicial para tu reputación.

Consejo profesional: para usar las redes sociales de forma segura:

• Proporcione un formulario de registro explícito vinculado a su página o evento, con una casilla para el consentimiento de marketing.
• Conserva un registro con marca temporal del consentimiento de cada contacto.
• Nunca añadas automáticamente direcciones extraídas de redes sociales a tus campañas sin un consentimiento explícita.

4. Contactos tomados de una base de datos pública o sitios web externos

Aunque una dirección de correo sea fácilmente accesible públicamente (sitio web, directorio en línea, perfil de LinkedIn), eso no significa que el propietario de la dirección quiera recibir tus correos de marketing. El interés aparente o la visibilidad pública nunca reemplaza al consentimiento explícito.

Puntos clave:

a. Consentimiento obligatorio

• El RGPD y las leyes anti-spam requieren que cada contacto haya dado su acuerdo voluntario y explícito para recibir sus comunicaciones de marketing.
• Una dirección encontrada en Internet no constituye consentimiento: enviar un correo de marketing no autorizado se considera spam.

b. Riesgos asociados

• Denuncias por spam: el correo puede ser denunciado, dañando su reputación como remitente.
• Altas tasas de rebote: ciertas direcciones públicas pueden ya no estar activas.
• Sanciones legales: en Europa, enviar correos no solicitados puede acarrear multas importantes por incumplimiento del RGPD.

Ejemplo concreto:

• Copiar y pegar los correos de profesionales encontrados en LinkedIn, directorios en línea o sitios web y añadirlos a tu lista de envíos sin su consentimiento explícito es arriesgado y viola las normas.
• Aunque estos contactos sean relevantes para tu sector, su consentimiento no ha sido adquirido, lo que puede generar problemas de entregabilidad y legales.

Consejo profesional: para usar contactos de fuentes públicas de forma segura:

• Ofrece un formulario de suscripción claro y voluntario en tu sitio web o a través de un correo introductorio inicial.
• Nunca añadas automáticamente direcciones extraídas de LinkedIn o directorios a tu lista de marketing.
• Conserva un registro con marca temporal del consentimiento para demostrar que cada contacto aceptó recibir tus correos.

5. Listas internas de empleados enviadas mediante una herramienta de marketing externa

Los correos destinados a empleados o comunicaciones internas deben permanecer en herramientas diseñadas para uso interno, y no deberían enviarse a través de sus plataformas de email marketing orientadas al público.

Puntos clave:

a. Por qué no debe usar una herramienta de marketing externa

• Plataformas de envíos como systeme.io están diseñadas para gestionar correos de marketing externos con reglas estrictas sobre consentimiento y cancelación de suscripciones.
• Enviar correos internos a través de estas herramientas puede provocar problemas relacionados con los enlaces de baja, que son obligatorios y carecen de sentido en un contexto interno.
• Los correos enviados a tus empleados mediante una plataforma de marketing pueden ser interpretados como abusivos por los filtros antispam o por la política interna de tu empresa.

b. Riesgos asociados

• Confusión para los destinatarios: podrían hacer clic por error en el enlace de baja, impidiendo la recepción de correos importantes.
• Incumplimiento de las normas internas: algunas empresas prohíben el uso de herramientas de marketing externas para comunicaciones internas.
• Impacto en tu reputación como remitente: si tu dominio se usa para correos internos que no se ajustan a las normas, puede dañar la entregabilidad de tus campañas externas.

c. Buenas prácticas

• Utiliza herramientas dedicadas a la comunicación interna: aplicaciones profesionales de mensajería (Outlook, Google Workspace, Slack, Teams), tu intranet o newsletters internas.
• Si debes enviar un mensaje de marketing a tus empleados para pruebas internas o promociones, crea un segmento interno separado y usa canales seguros y adaptados.

Consejo profesional: para separar claramente tus comunicaciones internas y externas, crea dos listas distintas:

• Una lista de marketing externa para tus suscriptores y clientes que han dado su consentimiento.
• Una lista interna para tus empleados en herramientas internas adaptadas.

Esta separación protege tu reputación como remitente y evita problemas relacionados con obligaciones legales o filtros anti-spam.

III. Casos a verificar según el contexto

1. Contactos a los que no ha contactado en mucho tiempo

Incluso si el consentimiento dado anteriormente sigue siendo válido, tu contacto podría no recordarte ni el motivo por el que aceptó recibir tus mensajes. En este caso existe el riesgo de que denuncien tus correos como spam, lo que puede dañar tu entregabilidad.

Solución recomendada: antes de reanudar sus envíos regulares, recomendamos enviar un correo de reconfirmación. Por ejemplo, puede preguntar cortésmente: "¿Te gustaría seguir recibiendo nuestras actualizaciones?" Esto permite que tus contactos confirmen su interés y asegura que continúes respetando las buenas prácticas respecto al consentimiento y al cumplimiento del RGPD.

2. Listas de una agencia o un socio

Es esencial verificar que cada contacto de tu lista haya dado su consentimiento explícito para recibir sus comunicaciones. Enviar correos a personas sin consentimiento claro no solo puede perjudicar su reputación, sino también exponerte a riesgos de incumplimiento de la legislación vigente, como el RGPD.

Consejo práctico: antes de enviar cualquier correo, asegúrate de poder aportar prueba del registro para cada uno de tus contactos, especialmente si la lista se utiliza en tu nombre. Esta prueba puede adoptar la forma de un formulario con registro efectuado, una confirmación por correo o cualquier otro registro que acredite que el contacto aceptó voluntariamente recibir tus mensajes.

3. Listas recogidas fuera de línea (tarjetas depositadas en tienda, ferias, eventos)

Estas listas de contacto pueden utilizarse en tus campañas, pero presentan un mayor riesgo si el consentimiento no es perfectamente claro o documentado. En caso de disputa o auditoría, debes poder demostrar que cada contacto aceptó voluntariamente recibir tus comunicaciones.

Buena práctica: conserva sistemáticamente la fecha y el contexto de la recopilación para cada contacto. Esto puede incluir el formulario completado, la campaña o la acción específica que llevó a la suscripción. Esta práctica te permite demostrar el consentimiento y reducir los riesgos asociados al envío de correos de marketing.

4. Envío de encuestas o información diversa a tus clientes

Si tu contacto ha dado claramente su consentimiento para ser contactado por correo, usar su dirección en sus campañas cumple con las mejores prácticas y la normativa.

De lo contrario, es esencial solicitar explícitamente este consentimiento antes de incluirlos en tus campañas. Este enfoque asegura que respetas los deseos del contacto y cumples con los requisitos legales para el email marketing.

Buenas prácticas:

• Obtén siempre el consentimiento explícito antes de añadir a alguien a una lista de correo.
• Incluya un enlace claro para cancelar la suscripción en toda comunicación para permitir que el contacto se excluya fácilmente.
• Evita listas compradas o de terceros sin prueba de consentimiento.
• Vuelve a confirmar las direcciones antiguas o inactivas antes de volver a contactarlas para reducir el riesgo de denuncias y mejorar la entregabilidad.