Cómo crear flujos de trabajo en systeme.io

En este artículo, aprenderás a crear y gestionar flujos de trabajo automatizados en systeme.io.

Qué necesitarás:

• Una cuenta de systeme.io

• Recursos existentes para automatizar (por ejemplo, un embudo con una página de registro, etiquetas, o un curso)

1. Crear un nuevo flujo de trabajo

Para comenzar, dirígete a la pestaña de Automatizaciones y haz clic en Flujos de trabajo (1).

Haz clic en el botón + Crear (2) en la esquina superior derecha.

Aparecerá una ventana emergente. Introduce un nombre (3) para tu flujo de trabajo y haz clic en Guardar (4).

2. Navegar el editor

Cuando abres tu nuevo flujo de trabajo, se te dirigirá al editor moderno basado en nodos. Esta interfaz está diseñada para que la construcción y visualización de automatizaciones complejas sea sencilla.

• Controles del lienzo: Usa los controles en la esquina inferior izquierda para acercar, alejar, restablecer al 100% o ajustar todo el flujo de trabajo a tu pantalla.

• Movimiento libre: Puedes hacer clic y arrastrar en cualquier parte del fondo para desplazarte libremente por tu flujo de trabajo.

3. Agregar un gatillo

Un gatillo es necesario, ya que es el evento que inicia el flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando un usuario compra un producto o se suscribe a tu campaña.

Para iniciar tu automatización, haz clic en el cuadro + Agregar un generador (5).

Se abrirá un panel donde puedes buscar o navegar por los generadores disponibles (6). Puedes elegir entre los siguientes eventos:

a. Contacto:

• Etiqueta agregada / Etiqueta eliminada: Cuando una etiqueta se añade o elimina de un contacto.

b. Formularios & Suscripciones

• Formulario de embudo suscrito: Cuando un contacto se suscribe en un paso del embudo.

• Formulario de página de blog suscrito: Cuando un contacto se suscribe a través de un formulario de blog.

• Formulario de sitio web suscrito: Cuando un contacto se suscribe a través de un formulario en el sitio web.

• Formulario de tienda de creador suscrito: Cuando un contacto se suscribe a través de una tienda de creador.

c. Cursos:

• Inscrito en curso / Curso completado: Cuando un estudiante se inscribe en o completa un curso.

• Módulo completado / Lección completada: Cuando un estudiante finaliza un módulo o una lección.

• Inscrito en un paquete de cursos: Cuando un contacto se inscribe en un paquete de cursos.

d. Ventas:

• Venta nueva: Cuando un cliente compra una oferta.

• Venta cancelada: Cuando se cancela una suscripción o se reembolsa un pago único.

• Error en el pago de la suscripción: Cuando falla un pago de suscripción.

e. Correo electrónico:

• Correo abierto / Enlace del correo clicado: Cuando un contacto abre un correo o hace clic en un enlace dentro.

• Correo completado: Cuando un contacto finaliza una campaña.

f. Eventos:

• Reunión agendada: Cuando un contacto agenda una reunión a través de tu calendario de reservas.

• Registrado en webinar: Cuando un contacto se registra para un webinar evergreen.

g. Comunidad:

• Inscrito en la comunidad: Cuando un contacto accede a una comunidad.

h. Rastreo:

• Página visitada: Cuando una persona visita una página seleccionada.

Una vez que selecciones tu gatillo, elige el recurso específico (por ejemplo, la etiqueta exacta o el paso del embudo) y haz clic en Crear.

Notas:

• Sin acción retroactiva: Los flujos de trabajo solo se activan para eventos que ocurren después de que el flujo de trabajo está activado. No se aplicarán a contactos que cumplieran con los criterios del generador en el pasado.

• Generadores múltiples: Puedes definir múltiples generadores para ocurrir simultáneamente.

• Enfriamiento clic del enlace del correo: Para el generador de clic en el enlace del correo, el sistema aplica un enfriamiento de 1 minuto después del primer clic registrado. Esto previene que el generador se ejecute múltiples veces debido a clics dobles accidentales o a verificaciones automáticas de seguridad realizadas por proveedores de correo electrónico (como Gmail).

4. Agregar una etapa de flujo de trabajo

Después de configurar tu generador, haz clic en el ícono (+) (7) para agregar el siguiente paso.

Aparecerá un menú que te permitirá elegir entre tres tipos de etapas (8): Acción, Decisión o Retraso.

a. Acción: Una acción realiza una operación específica en el contacto. Puedes elegir entre las siguientes acciones:

• Enviar un correo / Enviar un correo a una dirección específica

• Suscribir a una campaña / Cancelar suscripción a una campaña

• Enviar SMS

• Agregar una etiqueta / Eliminar una etiqueta

• Agregar a una etapa de un pipeline

• Inscribir en un curso / Revocar acceso a un curso

• Inscribir en un paquete de cursos / Revocar acceso a un paquete de cursos

• Conceder acceso a una comunidad / Revocar acceso a una comunidad

• Enviar webhook

• Agregar una nueva fila a una hoja de cálculo de Google

b. Decisión: Una decisión divide el flujo de trabajo en dos caminos diferentes (Sí/No) basado en la información del contacto.

Puedes filtrar contactos basándote en Campos de contacto, Etiquetas, Actividad de correo electrónico, Fechas de registro, Estado del contacto o Actividad general. También puedes combinar múltiples reglas usando + Agregar una condición o + Agregar otro grupo de condiciones.

c. Retraso: Un retraso inserta un periodo de espera antes de que el contacto pase al siguiente paso en el flujo de trabajo. Puedes establecer el retraso en:

• Minutos, Horas o Días.

• Fecha exacta: Elige una fecha y hora específica (hasta un año en el futuro).

Nota: Al escoger una fecha exacta, aparecerá un selector de zona horaria junto al campo de fecha. La zona horaria predeterminada de tu cuenta está preseleccionada, pero puedes cambiarla a cualquier zona horaria que necesites (esta selección solo se aplica a este paso de retraso en específico).

5. Ejemplo de flujo de trabajo

Vamos a crear un flujo de trabajo sencillo para ilustrar cómo usar estos elementos juntos.

a. Escenario de fondo: Estás vendiendo dos ofertas.

• Tienes dos campañas: Campaña 1 promueve Oferta #1, y Campaña 2 promueve Oferta #2.

• Una regla de automatización asigna la etiqueta "Cliente 1" a cada comprador de la Oferta #1.

b. Meta de la secuencia del flujo de trabajo:

• Cuando un lead se suscribe a través de la página de registro, suscribelo a la Campaña 1 para promover la Oferta #1.

• Espera 7 días.

• Después de 7 días, verifica si han comprado la Oferta #1.

  • Si lo hicieron (Sí): Cancele su suscripción de la Campaña 1, y suscríbelos a la Campaña 2 para promover la Oferta #2.

  • Si no (No): No hacer nada (seguirán recibiendo la Campaña 1).

d. Pasos para construir esto:

Crea un generador: Selecciona Formulario de embudo suscrito y selecciona la página de registro. Bajo la sección Detalles, puedes especificar si este generador debe aplicarse a campos de entrada (Campo) estándar o al elemento de Formulario unificado en tu página.

Agrega una acción: Elige Suscribirse a una campaña y selecciona Campaña 1.

Agrega un retraso: Establece un tiempo de espera de 7 días.

Nota: Editar la duración de un paso de retraso solo afectará a los nuevos contactos que ingresen a ese paso. Los contactos que ya están esperando completarán su retraso original de 7 días.

Agrega una decisión: Usa el filtro Etiqueta → Contacto etiquetado con → elige la etiqueta "Cliente e-book".

Después de la decisión, hay dos posibles rutas:

• No: El contacto no tiene la etiqueta Cliente 1 (aún no ha comprado)

• Sí: El contacto tiene la etiqueta (ha comprado)

Bajo la ruta "Sí": Agrega dos acciones: Cancelar la suscripción a la campaña (Campaña 1), y Suscribir a la campaña (Campaña 2).

Aquí está el flujo de trabajo completo:

6. Gestionar tus flujos de trabajo

a. Activar el flujo de trabajo: Los flujos de trabajo están inactivos por defecto. Para activar un flujo de trabajo, dirígete a la lista de Flujos de trabajo, haz clic en el menú de tres puntos (...) junto a tu flujo de trabajo, y haz clic en Activar (9).

b. Desactivar el flujo de trabajo: Para pausar un flujo de trabajo, haz clic en el menú de tres puntos (...) y selecciona Desactivar (10).

Se te darán dos opciones:

• Desactivar flujo de trabajo: Deja de permitir que nuevos contactos ingresen, pero los contactos que ya están dentro seguirán progresando normalmente.

• Desactivar flujo de trabajo y cancelar las tareas programadas relacionadas: Evita que se ejecuten más acciones programadas para todos los contactos.

c. Compartir el flujo de trabajo: Puedes compartir una plantilla de tu flujo de trabajo con otras cuentas de systeme.io usando un enlace fácil de compartir. Haz clic en el menú de tres puntos (...) y selecciona Compartir (11).

Aparecerá una ventana emergente con una URL que puedes copiar y enviar.

Cuando el destinatario haga clic en el enlace, el flujo de trabajo comenzará a importarse en su cuenta, y recibirán una notificación en su panel mostrando el progreso de la importación (pueden cancelar la importación haciendo clic en la X en la notificación).

Una vez que la compartición esté completa, aparecerá una notificación final "El flujo de trabajo fue importado exitosamente".

El flujo de trabajo importado puede entonces ser accedido directamente desde su página de Flujos de trabajo.

Importante: La mayoría de los generadores, acciones y condiciones del flujo de trabajo son completamente compartibles. Sin embargo, debido a que algunos elementos dependen de conexiones externas muy específicas o cambios próximos en la plataforma, los siguientes elementos no están incluidos cuando se comparte un flujo de trabajo:

• Generadores: "Suscrito al formulario de la página de un blog" y "Suscrito al formulario de una tienda de creador".

• Acciones: "Agregar una fila nueva a una hoja de cálculo de Google" y "Enviar un webhook".

7. Información adicional

• Historial de ejecución: El historial de ejecución de los flujos de trabajo se almacena solo por un mes. Después de este período, se elimina automáticamente del sistema para optimización de datos. Si no encuentras una tarea de flujo de trabajo pasada en el perfil de un contacto, significa que la tarea tenía más de un mes y fue eliminada durante la limpieza.

• Zonas horarias: Las fechas y horas que se muestran a lo largo de tus flujos de trabajo (incluidos los retrasos programados y los registros de ejecución) siguen automáticamente el formato y la zona horaria configurados en la configuración principal de tu cuenta.