Cómo crear flujos de trabajo en systeme.io
En este artículo aprenderás todo sobre los flujos de trabajo y cómo crearlos en systeme.io.
Cómo crear un flujo de trabajo
Ingresa a tu cuenta de systeme.io, haz clic en la pestaña Automatizaciones en la barra del menú y selecciona Flujos de trabajo (1)
Haz clic en el botón Crear (2).
Selecciona un nombre para tu flujo de trabajo y haz clic en Guardar (3).
Ahora que un nuevo flujo ha sido creado, tendrás que definir generadores y asignar acciones.
- Agregar un generador
Un generador es un evento que inicia el flujo de trabajo. Por ejemplo, cuando un usuario compra un producto o se suscribe a tu newsletter.
Para crear un generador:
Haz clic en Crear tu primer generador (4).
Aparecerá una ventana emergente para que podamos seleccionar el generador:
Puedes seleccionar de los siguientes tipos de generadores:
- Reunión programada: cuando un contacto reserva una reunión.
- Etiqueta asignada / Etiqueta eliminada: cuando una etiqueta es asignada o eliminada de un contacto después de que el flujo de trabajo es activado (las etiquetas asignadas/eliminadas antes de la activación no son consideradas)
- Registrado en el formulario de la etapa de un túnel: cuando un contacto se suscribe en el formulario de un túnel
- Registrado en el formulario de la página de un blog: cuando un contacto se suscribe en un formulario de la página de un blog
- Campaña terminada: cuando un contacto ha completado una campaña
- Registrado en un webinar: cuando un contacto se registra en un webinar
- Inscrito en un curso: cuando un contacto se inscribe en un curso
- Curso finalizado: cuando un estudiante finaliza un curso
- Módulo finalizado: cuando un estudiante finaliza un módulo
- Lección finalizada: cuando un estudiante finaliza una lección
- Registrado en un paquete de cursos: cuando un contacto se registra en un paquete de cursos
- Venta nueva: ocurre cuando un cliente compra una oferta
- Correo abierto: cuando un contacto abre un correo
- Se hizo clic en el enlace del correo: cuando un contacto hace clic en el enlace dentro de un correo
- Página visitada: cuando un contacto visita una página específica
- Registrado en una comunidad: cuando un contacto se une a una comunidad
- Error en el pago de una suscripción: cuando hay un error en el pago de una suscripción
- Registrado en el formulario de una tienda de creador: cuando un contacto se registra a través de la sección capturar correos de una tienda de creador
Notas:
- Asegúrate de seleccionar un generador para tu flujo de trabajo antes de agregar cualquier etapa. Aunque técnicamente es posible agregar etapas sin un generador, el flujo de trabajo no se ejecutará a menos que se defina un generador.
- Puedes definir múltiples generadores que ocurran simultáneamente.
- Las acciones solo se ejecutarán si el generador ocurre después de que el flujo de trabajo sea activado.
- Para el generador Se hizo clic en el enlace del correo, el sistema aplica un enfriamiento de 1 minuto después del primer clic registrado. Esto evita que el generador se ejecute múltiples veces debido a clics dobles accidentales o a verificaciones de seguridad automáticas realizadas por proveedores de correo electrónico (como Gmail).
- Agregar una etapa al flujo de trabajo
Luego de configurar un generador, haz clic en "+" para agregar la siguiente etapa. Puedes seleccionar:
- Acción: una operación ejecutada en systeme.io, puedes ejecutar las siguientes acciones:
- Asignar una etiqueta
- Eliminar una etiqueta
- Inscribir en un curso
- Revocar acceso a un curso
- Suscribir a una campaña
- Cancelar la suscripción a una campaña
- Enviar un webhook
- Enviar un correo
- Enviar un mensaje a una correo específico
- Enviar SMS
- Conceder acceso a una comunidad
- Revocar acceso a la comunidad
- Inscribir en un paquete de cursos
- Revocar acceso al paquete de cursos
- Agregar una fila nueva a una hoja de cálculo de Google
- Agregar a la etapa de un pipeline
- Decisión: divide el flujo de trabajo dependiendo de las características del contacto (usando filtros).
- Retraso: agrega un periodo de espera antes de continuar a la siguiente etapa.
Nota: si eliges el tipo de retraso Fecha exacta, aparecerá un selector de zona horaria junto al campo de fecha. La zona horaria predeterminada de tu cuenta está preseleccionada, pero puedes cambiarla a cualquier zona horaria que necesites.
Vamos a crear un flujo de trabajo para mostrar el uso de estos elementos.
Contexto del flujo de trabajo:
- Estás vendiendo dos ofertas.
- Tienes dos campañas: Campaña 1 promociona la oferta #1 y la Campaña 2 para promocionar la oferta #2
- Una regla de automatización asigna la etiqueta Cliente 1 a cada comprador de la oferta #1.
Secuencia del flujo de trabajo:
a. Cuando un lead se registre a través de la página de registro, suscríbelo a la Campaña 1 para promocionar la oferta #1
b. Si el lead adquiere la oferta #1:
- Se cancela la suscripción a la Campaña 1.
- Se suscribe a la Campaña 2 para promocionar la oferta #2.
Pasos a seguir:
- Crea un generador: selecciona Registrado en el formulario de la etapa de un túnel y selecciona la página de registro. Haz clic en Actualizar.
- Agrega una acción, selecciona Suscribirse a una campaña y selecciona Campaña 1
3. Agregar un retraso de 7 días para que el contacto tenga tiempo de recibir los correos de la Campaña 1.
Nota: editar la duración de cualquier etapa de retraso solo afectará a los nuevos contactos que ingresen a esa etapa. Los contactos que ya están esperando en esa etapa no se verán afectados.
En este este escenario, si más tarde cambias el retraso de 7 días a 14 días, los contactos que ya están esperando aún completarán su retraso original de 7 días. El nuevo plazo de 14 días solo se aplicará a los nuevos contactos que ingresen al flujo de trabajo.
- Agregar una acción: usa el filtro Etiqueta → Contacto con la etiqueta → seleccionar Lead.
Siempre puedes agregar otro grupo de condiciones.
- Después de la decisión, hay dos posibles rutas:
- No: el contacto no tiene la etiqueta Lead (aún no ha realizado una compra)
- Sí: el contacto tiene la etiqueta (ha realizado una compra)
Si la respuesta es sí, agrega dos acciones más:
- Cancelar la suscripción a la Campaña 1
- Suscribir a la Campaña 2
Una vez el flujo de trabajo esté configurado, debes activarlo.
Cómo activar el flujo de trabajo
Para activar el flujo de trabajo, ve a la lista de flujos de trabajo, pasa el cursor sobre los tres puntos (...) junto al flujo de trabajo y haz clic en Activar.
En la ventana emergente, haz clic en Confirmar.
Cómo desactivar el flujo de trabajo
Para desactivar un flujo de trabajo ve a la lista de flujos de trabajo, pasa el cursor sobre los tres puntos (...) junto al flujo de trabajo, y haz clic en Desactivar.
Tendrás dos opciones:
- Desactivar el flujo de trabajo: detiene el ingreso de nuevos contactos, pero las tareas programadas existentes continuarán.
- Desactivar el flujo de trabajo y cancelar las tareas programadas relacionadas: impide que cualquier acción programada sea ejecutada.
Selecciona la opción que se ajuste a tus necesidades, luego haz clic en Confirmar para finalizar.
Cómo compartir un flujo de trabajo
Puedes compartir fácilmente tus flujos de trabajo con otras cuentas de systeme.io utilizando un simple enlace. Cuando compartes un flujo de trabajo, todos los recursos directamente conectados a él, como etiquetas, cursos, túneles, túneles para webinars (incluidos los correos electrónicos de notificación de los webinars), etc., también se comparten, asegurando que el flujo funcione perfectamente en la cuenta del destinatario sin que se necesite reconstruir nada desde cero.
Desde tu lista de flujos de trabajo, haz clic en los tres puntos (...) al lado del flujo de trabajo que deseas compartir, luego haz clic en Compartir (1).
Aparecerá una ventana emergente con una URL para compartir. Haz clic en Copiar enlace al portapapeles (2).
Cuando el destinatario reciba y haga clic en el enlace:
- El flujo de trabajo comenzará a importarse a su cuenta, y recibirá una notificación en su panel muestrando el progreso de la inserción del flujo (el destinatario puede cancelar la importación haciendo clic en la X de la notificación).
- Una vez que termine la importación, aparecerá una notificación final con el mensaje "El flujo de trabajo fue importado con éxito".
- Se puede acceder al flujo de trabajo directamente desde la página de Flujos de trabajo.
Importante: la mayoría de los generadores, acciones y condiciones del flujo de trabajo se pueden compartir sin problema. Sin embargo, debido a que algunos elementos dependen de conexiones externas altamente específicas o próximos cambios en la plataforma, los siguientes elementos no están incluidos cuando se comparte un flujo de trabajo:
- Generadores: "Suscrito al formulario de la página de un blog " y "Suscrito al formulario de una tienda de creador".
- Acciones: "Agregar una fila nueva a una hoja de cálculo de Google" y "Enviar un webhook".
Información adicional:
El historial de flujos de trabajo ejecutados solo se guarda por un mes. Después de este periodo, es eliminado automáticamente del sistema para optimización de la información.
Si no puedes encontrar un flujo de trabajo anterior en el perfil del contacto, significa que la tarea fue finalizada hace más de un mes y ha sido eliminada durante la limpieza del sistema.
