Cómo usar la función de calendario de reservas en systeme.io

En este artículo aprenderás a usar la función de calendario de reservas en systeme.io.

Con esta funcionalidad, puedes programar y gestionar reuniones directamente desde tu cuenta de systeme.io, sin apoyarte en plataformas externas como Calendly o YouCanBookme. Simplifica tu proceso de reservas y te ayuda a mantener todas tus actividades comerciales en un solo lugar.

Acceder al menú del calendario

Puedes acceder a la sección Calendario desde el menú CRM en systeme.io.

Dentro de la sección calendario, encontrarás tres pestañas principales:

  • Eventos
  • Reservas
  • Disponibilidad

Eventos:

Esta pestaña muestra todos los eventos que has creado. Puedes verlos y crear nuevos.

Ejemplo de eventos: "Consulta gratuita" o "Sesión técnica".

¿Cómo crear un evento?

  1. Para crear un evento, haz clic en Crear un evento nuevo en la pestaña Eventos.
  2. Se despegará una ventana emergente pidiéndote elegir el tipo de evento:
  • Evento individual: cada franja horaria puede ser reservada por una sola persona. Es perfecto para coaching individual, consultorías y llamadas de descubrimiento.
  • Evento grupal: varias personas pueden reservar la misma franja horaria. Es ideal para webinars en vivo, talleres grupales o clases en línea.
  1. Selecciona la opción que se ajuste a tus necesidades y haz clic en Confirmar para continuar.

Después de confirmar tu elección, serás redireccionado a la página de configuración del evento, en donde puedes configurar los detalles de tu evento:

  • Nombre del evento
  • Anfitrión del evento
  • Duración del evento
  • Foto del anfitrión (por defecto, se usa tu foto de perfil, pero la puedes personalizar)

Configuración de la ubicación:

Puedes seleccionar entre tres tipos de ubicaciones:

  • Reunión en línea 
  • Teléfono
  • Presencial

  • Reunión en línea: selecciona una integración compatible (actualmente Zoom o Google Meet) o ingresa un enlace personalizado para la reunión.

Notas:

  1. Si estás usando Zoom o Google Meet, asegúrate de que la integración esté configurada previamente. Para una guía detallada, consulta:
  1. Al crear un evento gripal, tendrás que definir el número máximo de participantes. Este número no debe exceder el límite permitido por la herramienta externa que usarás para la reunión.

  • Teléfono: ingresa tu número telefónico. La reunión tendrá lugar por teléfono.

  • Presencial: agrega una dirección física y un número telefónico.

Nota: puedes ofrecer varias ubicaciones para el mismo evento (ej., llamada y presencial). El asistente puede seleccionar el método de tu preferencia.

  • Descripción del evento: agrega una breve descripción de tu evento. Se mostrará en la página de tu reserva.

  • Calendario de Google:

Agregar este evento al calendario de Google: activa esta opción para agregar automáticamente citas reservadas a tu calendario de Google.

Seleccionar calendario: elige en cuál calendario de Google quieres guardar tus reservas. Esto te permite organizar tus eventos en diferentes calendarios en lugar de usar tu calendario predeterminado. Simplemente selecciona el calendario de tu preferencia desde el menú desplegable.

Note: asegúrate de que la integración esté configurada previamente. Si varias cuentas de Google están conectadas, podrás elegir qué calendario usar.

Configurar la disponibilidad de tus eventos:

En esta sección, puedes configurar la disponibilidad para un evento específico.

  1. Opciones del rango de fecha: los invitados pueden reservar:
  • Indefinida (1): esta opción permite a los invitados reservar tu evento en cualquier momento a futuro, sin una fecha específica de finalización. Es ideal para eventos permanentes que no requieren actualizaciones constantes del rango de fechas.
  • Días de antelación (2): establece un número específico de días de antelación con el que los invitados pueden reservar (ej., 30, 60 o 90 días desde hoy)
  • Rango de fechas (3): selecciona manualmente una fecha de inicio y de finalización para la disponibilidad de tu evento.
  1. Periodo mínimo de antelación (4)
  • Establece con qué anticipación los invitados deben reservar. Por ejemplo, "2 horas" requiere que las reservas se hagan con al menos 2 horas antes de comenzar el evento.
  1. Fecha límite para cancelar (5)
  • Establece que tan cerca al inicio de la reunión los invitados pueden cancelar. "0 horas" permite cancelaciones hasta que la reunión comience, mientras que "24 horas" evita las cancelaciones de último minuto.
  1. Horario disponible

Puedes establecer manualmente la disponibilidad o usar la configuración de tu disponibilidad global al activar la opción de Usar la disponibilidad global.

Nota: la disponibilidad global está explicada en la sección final de este artículo.

Configuración avanzada en la página de creación de evento:

Las opciones de configuración adicional incluyen:

  • Frecuencia de los horarios: establece la frecuencia en la que aparecerán los horarios (ej., cada 15 minutos).
  • Límite diario: número máximo de reservas por día.
  • Espacio adicional: tiempo agregado antes o después de cada reserva para evitar reservas consecutivas.
  • Zona horaria: elige si la hora de la cita se muestra en la zona horaria del invitado o del anfitrión.

Esta es la vista previa de un calendario para un evento con las ubicaciones (Llamada y Presencial), con un intervalo de reservas de 30 minutos y disponibilidad solo los martes y miércoles.

Nota: cuando un invitado programa una cita, recibe un correo de confirmación con todos los detalles y un enlace de cancelación. El propietario del calendario también es notificado por correo.

Reservas:

Esta pestaña te permite gestionar todas las reservas realizadas a través de tus calendarios.

Funciones principales:

  • Ver todas tus reservas.
  • Cancelar una reserva haciendo clic en Cancelar la reserva

Luego haz clic en Confirmar para validar la cancelación.

  • Reprogramar una reunión haciendo clic en Reprogramar la reserva

Selecciona la fecha y hora deseada para la reprogramación de la cita y haz clic en Aplicar para confirmar.

  • Para ver los detalles de la reserva, haz clic en Detalles de la reserva

Aparecerá una ventana emergente mostrando los detalles de tu reserva. También puedes cancelar o reprogramar la reserva desde esta ventana.

Nota: cuando una cita es cancelada o reprogramada, tanto el invitado como el propietario del calendario reciben un correo de notificación.

Disponibilidad:

En esta pestaña, puedes configurar tu disponibilidad global para todos los eventos.

  • Disponibilidad semanal: define franjas horarias predeterminadas para cada día de la semana.

También puedes definir múltiples franjas horarias en el mismo día de ser necesario.

  • Disponibilidad en fechas específicas:

Usa esta funcionalidad para agregar fechas específicas en las que estarás disponible, anulando tu calendario regular semanal. Es útil para agregar disponibilidad adicional en días donde normalmente no estás disponible o para franjas horarias únicas.

  • No disponible:

Usa esta funcionalidad para bloquear fechas específicas en las que no estarás disponible, incluso si tu disponibilidad semanal te muestra libre. Es útil para vacaciones, feriados o compromisos personales.

Haz clic en + Agregar fecha para seleccionar las fechas que deseas marcar como no disponibles para las reservas.

Te recomendamos  consultar el artículo Cómo agregar un calendario de systeme.io en tus páginas para obtener instrucciones sobre cómo insertarlo en una página.