Cómo usar la función de calendario de reservas en systeme.io
En este artículo descubrirás cómo usar la función de calendario de reservas en systeme.io. Encontrarás toda la información esencial para aprender cómo usar esta función de forma efectiva y optimizar la gestión de tus citas.
Prefacio:
El calendario de reservas integrado en systeme.io te permite programar y gestionar tus reuniones directamente desde la plataforma, sin apoyarse en herramientas externas como Calendly or Youcanbookme. Intuitiva y práctica, simplifica la organización de tus citas y centralizar tus actividades en un solo lugar.
Acceder al menú del calendario
Al menú del "Calendario" se ingresa desde la sección “CRM” de systeme.io.
En la sección "Calendario", encontrarás tres pestañas principales:
- Eventos
- Reservas
- Disponibilidad
Eventos:
Esta página reúne todos los eventos que has creado, permitiéndote verlos y crear nuevos.
Como ejemplo de un evento, puede crear eventos "consulta gratuita" o "sesión técnica".
¿Cómo crear un evento?
Configura los detalles de tus eventos en la sección "Eventos" haciendo clic en "Crear un evento nuevo"
Se desplegará una página en donde tendrás que ingresar la siguiente información:
- Detalles del evento:
- Nombre del evento
- Anfitrión del evento
- Duración del evento
- Foto del anfitrión (por defecto, la foto del usuario es utilizada, pero eso se puede personalizar).
- Configuración de la ubicación:
Para la ubicación de tu evento, puedes seleccionar entre "Reunión en línea", "Teléfono", and "Presencial".
- Reunión en línea: elige una integración compatible (Zoom actualmente está disponible, para aprender más sobre esta integración, haz clic aquí) o inserta el enlace externo de tu preferencia en donde la reunión se llevará a cabo. Si seleccionas Zoom, asegúrate de aber configurado la integración previamente.
- Teléfono: ofrece una reunión por teléfono, simplemente agrega ti número y guarda.
- Personal: agrega una dirección física y un número de teléfono y guarda.
Nota: puedes ofrecer varias ubicaciones para el mismo evento (por ejemplo, llamada y personal) y el prospecto tendrá que seleccionar el que mejor se convenga.
- Descripción del evento: agrega una breve descripción de tu evento que se visualizará en tu calendario.
La configuración de disponibilidad de tus eventos:
En este sección, puedes configurar la disponibilidad para un evento específico.
- Rango de fecha: representa el periodo de duración en el que el evento estará disponible. Por defecto, se establece en 30 días.
- Horario disponible: también es posible usar la configuración de disponibilidad global que es definida en la sección "Disponibilidad" habilitando o no el botón "Utilizar la disponibilidad global".
Nota: las disponibilidad globales predeterminadas están explicadas en el tercer y último punto de este artículo.
Configuración avanzada en la página de creación de los eventos:
La última sección de la página "Eventos" ofrece opciones de configuración más avanzadas:
- Frecuencia de las citas: te permite definir las franjas horarias disponibles en el calendario. Por ejemplo, si el incremento se establece en 15 minutos y no se selecciona tiempo entre las 2 citas, las franjas horarias aparecerán así: 9:00, 9:15, 9:30, etc.
- Límite diario: te permite establecer un número máximo de eventos que pueden ser reservados por día.
- Espacio entre 2 citas: se trata de un tiempo intermedio antes y/o después de un evento, para evitar resevas consecutivas sin interrupción.
- Desplegar zona horaria: indica si el horario de la reserva será desplegado en la zona horaria del invitado o en la del anfitrión.
Este es un ejemplo de la vista previa de un calendario para un evento con las ubicaciones "teléfono" y "personal", con una frecuencia en las citas de 30 minutos y disponibilidad solo de Martes a Miércoles.
Nota: cuando un invitado programa una cita dese tu calendario, reciben un correo de confirmación que contiene todos los detalles de la cita, junto con un botón para cancelarla. Además, se envía un correo de notificación al propietario del calendario para informarle de la nueva cita.
Reservas:
Esta página te permite conocer y gestionar todas las reservas que se han realizado.
- Funciones principales:
- Ver todas tus reservas.
- Cancelar una reserva haciendo clic en "Cancelar".
Luego haz clic en "Confirmar" para validar la cancelación.
- Puedes reprogramar una reunión haciendo clic en "Reprogramar la reserva"
Selecciona la fecha y hora deseada para reprogramar la cita y haz clic "Aplicar" para confirmar.
Nota: en el caso de la cancelación o reprogramación de una cita, los invitados y el propietario del calendario son notificados por correo de los cambios efectuados.
Disponibilidad:
En esta página, puedes configurar tu disponibilidad global para los eventos.
- Disponibilidad semanal: establece las franjas horarias disponibles para cada día de la semana. Ten en cuenta que es posible establecer tu disponibilidad en múltiples franjas horarias para el mismo día.
- Disponibilidad en fechas específicas: esto anula la disponibilidad global para algunos días específicos.
Te invitamos a consultar el artículo "Cómo agregar un calendario de systeme.io en tus páginas" para aprender cómo añadir un calendario a una página.