Cómo gestionar las reservas de tu calendario

En este artículo, aprenderás a gestionar todas las reservas a través de tus calendarios de systeme.io.

Qué necesitarás:

1. Accede a las reservas de tu calendario

Para comenzar, ve a la barra de menú, haz clic en CRM y selecciona Calendario (1).

Una vez dentro del panel del calendario, haz clic en la pestaña Reservas (2).

2. Vista general de la pestaña Reservas

La pestaña reservas te brinda una lista completa de todas tus reservas próximas y pasadas. Este es tu centro principal para gestionar cualquier cita que los clientes o invitados hayan reservado a través de tus calendarios.

Desde esta interfaz, puedes ver detalles específicos de cada reserva:

  • Nombre del evento (1): El nombre que estableciste al crear inicialmente el evento del calendario.
  • Fecha (2): El día específico para el que el invitado reservó la cita.
  • Hora (3): La hora exacta en la que está programado que comience la reserva.
  • Duración del evento (4): La duración de la reunión, que configuraste durante el proceso de creación del evento.
  • Estado (5): Indica el estado actual de la reserva:
    • Programada: La reserva está confirmada y prevista para una fecha futura.
    • Pasada: La fecha y hora programadas para el evento ya han ocurrido.
    • Cancelada: La reserva ha sido cancelada por ti o por el invitado.
    • Reprogramada: La hora original de la reserva se cambió a una nueva fecha u hora.
    • Próxima: La reserva sucederá pronto.
  • Pago (6): Muestra el estado de pago de la reserva. Mostrará "gratuita" para eventos no pagados o "Completado" para reservas pagadas.
  • Tipo de evento (7): indica si la reserva es un evento individual (uno a uno) o un evento grupal.
  • Invitado (8): El nombre del cliente o invitado que reservó la cita (al hacer clic en el nombre, se abrirá la página de contacto en donde puedes ver sus detalles).

Para encontrar fácilmente reservas específicas u organizar tu vista, puedes usar las opciones de filtrado ubicadas en la esquina superior derecha de la lista de reservas. Una vez que hayas establecido los criterios deseados, simplemente haz clic en el botón azul para aplicarlos.

Puedes filtrar tu lista usando los siguientes filtros:

  • Nombre del evento (9): filtra tu lista para mostrar solo reservas de un evento específico que hayas creado en tu cuenta.
  • Estado (10): filtra tus reservas según su estado actual (p. ej., Programada, Pasada, Cancelada, Reprogramada o Próxima), como se detalla en el anterior punto 5.
  • Rango personalizado (11): Filtra reservas por una fecha o periodo específico. Al hacer clic en esta opción se abre un calendario donde puedes seleccionar un rango de fechas personalizado o usar los botones de selección rápida a la derecha (como Últimos 30 días, Este mes, Mes pasado o Todo el tiempo).

3. Gestionar tus reservas

Para gestionar una reserva específica, haz clic en el menú de tres puntos (...). Aparecerá un menú desplegable que te permitirá realizar las siguientes acciones:

a. Reprogramar la reserva: esta opción te permite mover la reserva.

Aparecerá una ventana de calendario que te permitirá seleccionar una nueva fecha y hora deseadas para la reunión. Una vez que hayas elegido el nuevo horario, haz clic en Aplicar para confirmar los cambios.

Notas:

  • Una vez confirmados los cambios, tanto tú como el invitado recibirán un correo electrónico con los detalles de la reserva reprogramada.
  • Cuando se reprograma una reserva, los correos de recordatorio (24h y 1h antes) se actualizan automáticamente y se envían según el nuevo horario, incluso si los recordatorios ya se habían enviado para la hora original de la reserva.

b. Cancelar la reserva: esta opción te permite cancelar la reserva. Aparecerá un cuadro de confirmación; haz clic en Confirmar para finalizar la cancelación.

Nota: una vez que confirmes, tanto tú como el invitado recibirán un correo electrónico informando sobre la cancelación.

Notas:

  • Las reservas canceladas no pueden ser modificadas ni reprogramadas. Una vez que se cancela una reserva, la opción de Reprogramar ya no estará disponible.
  • Las reservas canceladas o pasadas pueden ser eliminadas de la lista de reservas.

Para más detalle sobre cómo reprogramar o cancelar reservas, consulta el siguiente artículo de ayuda: Cómo reprogramar o cancelar reservas del calendario.

c. Detalles de la reserva: Esta opción abre una ventana emergente con los detalles de la reserva.

Esto mostrará toda la información esencial sobre la reserva seleccionada, incluyendo:

  • El nombre del evento (1)

  • La hora del evento (2)

  • La duración del evento (3)

  • La ubicación del evento (4)

  • El estado de pago de la reserva (5)

  • El nombre del invitado (6)

Nota sobre eventos grupales: como anfitrión, siempre podrás ver la lista completa de participantes inscritos en los detalles de tu reserva. Sin embargo, para proteger la privacidad de tus clientes, los invitados no van a ver los nombres de los otros participantes en sus correos electrónicos de confirmación de la reserva.

  • Preguntas personalizadas que puedas haber añadido (7)

Nota: si has integrado tu calendario (como el calendario de Google), el evento se actualizará o eliminará automáticamente para reflejar la reprogramación o la cancelación.

Has completado todos los pasos para usar la función de calendario. Para revisar el proceso completo desde el principio, comienza consultando esta página de ayuda: Cómo usar la función de calendario de systeme.io.

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