Cómo configurar los eventos de tu calendario

En este artículo aprenderás a crear y configurar eventos del calendario en systeme.io para comenzar a aceptar reservas.

1. Cómo acceder a tu calendario

Para comenzar, ve a la barra de menú, haz clic en CRM y selecciona Calendario (1).

La pestaña Eventos te muestra todos los eventos que has creado. Puedes verlos y crear nuevos (por ejemplo, una consulta gratuita o una sesión técnica).

2. Cómo crear un evento

Para crear un evento, haz clic  en Crear un evento nuevo (2) en la pestaña Eventos. Aparecerá una ventana emergente para elegir el tipo de evento (3):

a. Evento individual: cada franja horaria puede ser reservada por una sola persona. Perfecto para coaching 1 a 1, consultas y llamadas de descubrimiento.

b. Evento grupal: varias personas pueden reservar la misma franja horaria. Ideal para webinars en vivo, talleres grupales y clases en línea.

Selecciona la opción que mejor se adapte a tus necesidades y haz clic en Confirmar (4) para continuar.

3. Cómo establecer los detalles de un evento

Después de confirmar tu elección, serás redirigido a la página de configuración del evento para configurar los detalles de tu evento:

a. Nombre del evento (5): el nombre de tu evento (ejemplo: Consulta gratuita).

Cómo lo verán tus clientes en tu calendario:

b. Nombre del anfitrión (6): el nombre del anfitrión del evento también aparecerá en tu calendario.

Cómo lo verán tus clientes en tu calendario:

c. Duración del evento (7): la duración de tu evento, que también aparecerá en tu calendario.

Cómo lo verán tus clientes en tu calendario:

d. Foto del anfitrión (8): por defecto se utiliza tu foto de perfil, pero se puede personalizar. Esta foto aparecerá en tu calendario.

Cómo lo verán tus clientes en tu calendario:

e. Logo personalizado (9): el logo personalizado que cargues al crear un evento del calendario aparecerá en todos los correos electrónicos enviados desde ese calendario, en lugar del logo predeterminado de systeme.io. Esto incluye:

• Confirmación de registro al evento

• Recordatorios de citas

• Otros correos electrónicos de notificación del calendario

Cómo se mostrará el logo en los correos electrónicos enviados a tus clientes después de la reserva:

f. Configuración de la ubicación (10)

Puedes elegir entre tres tipos de ubicación: reunión en línea, por teléfono o reunión presencial.

• Reunión en línea: elige una integración compatible (actualmente Zoom o Google Meet) (11) o ingresa un enlace de reunión personalizado (12). Haz clic en Guardar para aplicar los cambios.

Notas:

1. Si usas Zoom o Google Meet, asegúrate de que la integración esté configurada previamente. Para conocer las instrucciones, consulta:

• Cómo integrar Zoom con systeme.io

• Cómo integrar Google Meet con systeme.io

2. Al crear un evento grupal, tendrás que definir el número máximo de participantes (13). Este número no debe exceder el límite admitido por la herramienta externa que estés usando para la reunión.

• Teléfono: agrega tu número de teléfono (14). La reunión se realizará por teléfono.

• Presencial: agrega una dirección física y un número de teléfono (15).

Puedes ofrecer varias opciones de ubicación para un mismo evento (por ejemplo, una llamada y una reunión presencial). Quien asista podrá elegir la ubicación de su preferencia.

g. Descripción del evento

Agrega una breve descripción del evento, que se mostrará en tu página de reservas. Puedes personalizar tu descripción usando el menú de edición arriba del cuadro de texto.

Cómo lo verán tus clientes en tu calendario:

h.  Calendario de Google

Activa esta opción para agregar automáticamente las citas reservadas a tu calendario de Google. Puedes elegir en qué calendario de Google específico deseas que se guarden las reservas; esto te permite organizar tus eventos en distintos calendarios en lugar de usar solo tu calendario predeterminado. Simplemente selecciona el calendario de tu preferencia en el menú desplegable.

Cuando alguien haga una reserva, aparecerá automáticamente en tu calendario de Google.

Para ayudarte a gestionar y distinguir fácilmente tu horario de un vistazo, el título del evento en tu calendario de Google incluirá automáticamente detalles específicos de la reserva:

• Para eventos individuales: el título mostrará el nombre del evento seguido del nombre completo del invitado (por ejemplo, Consultoría Gratuita – Jane Doe). Si el evento se lleva a cabo en Zoom, el enlace de Zoom también se incluirá en los detalles del evento del calendario de Google.

• Para eventos grupales: El título mostrará el nombre del evento seguido por el número actual de participantes inscritos (por ejemplo, Clase de Marketing - 2 participantes). Si el evento se lleva a cabo en Zoom, el enlace de Zoom también se incluirá en los detalles del evento del calendario de Google.

Notas:

• La opción del calendario de Google solo aparecerá una vez que la hayas conectado correctamente a tu cuenta de systeme.io. Para aprender cómo hacerlo, consulta esta página: Cómo integrar el calendario de Google con systeme.io.

• La dirección de correo que se muestra a los invitados como anfitrión de la reunión se toma del calendario de Google que selecciones; si no se ha integrado una cuenta de Google, se utiliza el correo de la cuenta de systeme.io.

4. Cómo configura tu disponibilidad

a. Opciones de rango de fecha

Los invitados pueden reservar citas:

• Indefinidamente a futuro (16): esta opción permite a los invitados reservar un horario en cualquier momento a futuro sin una fecha de finalización específica. Es ideal para eventos continuos que no requieren actualizaciones periódicas del rango de fechas.

• Días de antelación (17): limita con cuánta antelación los invitados pueden reservar (por ejemplo, 30, 60 o 90 días desde hoy). El calendario mostrará automáticamente los horarios disponibles según el número de días seleccionado, actualizándose diariamente sin cambios manuales.

• En un rango de fechas (18): selecciona manualmente una fecha de inicio y una fecha de finalización durante las cuales tu evento estará disponible.

b. Antelación mínima (19)

Determina con cuánta antelación los invitados deben reservar. Por ejemplo, "2 horas" requiere que las reservas se realicen al menos 2 horas antes de que comience la reunión.

c. Fecha límite para cancelar (20)

Determina qué tan cerca del inicio de la reunión se permite a los invitados cancelar. "0 horas" permite cancelaciones hasta que comience la reunión, mientras que "24 horas" evita cancelaciones de última hora.

d. Horario disponible (21)

Puedes establecer la disponibilidad manualmente o usar tu configuración de disponibilidad global activando la opción Usar la disponibilidad global.

Nota: Para usar la disponibilidad global, primero debes configurar tus ajustes en la pestaña disponibilidad.

e. Disponibilidad semanal (22)

Puedes configurar tu disponibilidad para este evento en específico.

• Disponibilidad semanal: establece franjas horarias predeterminadas para cada día de la semana (22). También puedes definir múltiples horarios en el mismo día si es necesario (23).

• Disponibilidad en fechas específicas: utiliza esta función para añadir fechas específicas en las que estás disponible, anulando tu horario semanal habitual. Esto es útil para añadir disponibilidad extra en días en los que normalmente no estás disponible o para franjas especiales de una sola vez.

Haz clic en + Agregar fecha (24) y luego haz clic en el icono del calendario (25) para seleccionar fechas y horas específicas en las que deseas estar disponible para reservas.

5. Cómo establecer la configuración avanzada

La sección de configuración avanzada te permite establecer restricciones específicas para tu evento:

a. Frecuencia de los horarios (26): establece con qué frecuencia aparecen los horarios (por ejemplo, cada 15 minutos).

b. Límite diario (27): número máximo de reservas por día.

c. Tiempo adicional (28): tiempo añadido antes o después de cada reserva para evitar citas seguidas sin descanso.

d. Desplegar zona horaria (29): elige si la hora de la cita se muestra en la zona horaria del anfitrión o en la del invitado.

Siguiente paso: ahora que los detalles básicos y la disponibilidad de tu evento están configurados, el siguiente paso es añadir tu calendario a la página de un túnel. Puedes aprender cómo hacerlo para reservas gratuitas o reservas de pago.

6. Cómo establecer recordatorios por correo

Puedes ajustar exactamente cuándo se envían los correos de recordatorio automatizados a tus asistentes. De forma predeterminada, cada evento nuevo incluye dos recordatorios estándar: uno se envía 24 horas antes y el otro 1 hora antes de que comience el evento.

Personaliza este calendario para adaptarlo a tus necesidades específicas agregando, editando o eliminando las horas:

• Establece los horarios de recordatorio en días, horas o minutos antes del evento usando el menú desplegable (30).

• Haz clic en + Agregar un nuevo recordatorio (31) para crear un recordatorio adicional.

• Haz clic en Eliminar (32) junto a un horario para borrarlo. Si no quieres enviar ningún recordatorio a tus asistentes, simplemente elimina toda la lista.

Notas:

• Puedes configurar hasta 3 correos electrónicos de recordatorio por evento.

• No se pueden programar correos electrónicos de recordatorio con menos de 10 minutos de antelación a que comience el evento.

• Esta función te permite personalizar cuándo se envían los correos. El contenido real de los correos de recordatorio se genera automáticamente por el sistema y no se puede editar.

• La configuración personalizada de recordatorios se copia automáticamente si duplica el evento.

Siguiente paso: ahora que los detalles básicos y la disponibilidad de tu evento están configurados, el siguiente paso es agregar tu calendario a la página de un túnel. Puede aprender cómo hacerlo para reservas gratuitas o de pago.