Pasos esenciales para importar contactos con éxito

Pasos clave para importar tus contactos desde un autoresponder externo a systeme.io, respetando las mejores prácticas técnicas, legales (RGPD) y de marketing.

1. Preparación y auditoría de tu lista existente

Una lista de contactos bien preparada es esencial para una migración exitosa. Comienza con estos pasos:

• Exporta tus contactos desde tu autoresponder anterior (en formato CSV).
• Revisa los datos disponibles: nombre, apellido, dirección de correo electrónico, estado (suscrito/suscripción cancelada), fecha de registro, historial de interacciones, etiquetas, etc.
• Segmenta tus contactos según el nivel de interacción (activos/inactivos) para evitar importar direcciones obsoletas o que no responden.

2. Limpia tu lista antes de importar

Una vez que tu lista esté ordenada, es crucial asegurar la calidad de las direcciones de correo electrónico.

Mejores prácticas a seguir:

• Elimina duplicados, direcciones de correo electrónico inválidas o inactivas.
• Usa los filtros de tu herramienta anterior para ordenar contactos. Si no están disponibles, utiliza un servicio de verificación de correo electrónico (por ejemplo, NeverBounce o ZeroBounce) para identificar direcciones de riesgo (rebotes duros, trampas de spam).
• Conserva las pruebas de opt-in, que pueden ser requeridas para verificaciones de cumplimiento.
• Respeta los estados de los contactos: no reactives usuarios con la suscripción cancelada o inactivos.
• Asegúrate de que las etiquetas y segmentos estén correctamente asignados.

Para hacer esto:

• Selecciona los contactos relevantes.
• Haz clic en Más acciones.
• Elige Cancelar suscripción a todos los correos de marketing.

Solo importa contactos que hayan dado su consentimiento explícito para recibir tus correos. Esto es obligatorio para el cumplimiento del RGPD y para garantizar una buena entregabilidad del correo electrónico.

3. Importación de estudiantes (Contactos en cursos)

Si deseas importar estudiantes que se han inscrito en tus cursos, pero no han recibido correos electrónicos tuyos en un tiempo:

• Planifica una importación gradual para evitar rebotes masivos.
• Ten en cuenta: se envía un correo electrónico automático tan pronto como se agrega un estudiante a un curso en systeme.io (con el enlace para acceder al área de miembros).

4. Configura tu nuevo autoresponder

Antes de importar tus contactos a systeme.io:

• Recrea tus listas, segmentos y etiquetas (que coincidan con los de tu herramienta anterior).
• Configura la autenticación de correo electrónico: registros SPF, DKIM y DMARC en tu dominio.
• Crea una cuenta en Google Postmaster Tools para monitorear tu reputación como remitente.

5. Importa tus contactos

• Solo importa archivos limpios.
• Respeta los estados de los contactos (no actives usuarios con suscripción cancelada o inactivos).
• Verifica dos veces que las etiquetas y la segmentación estén aplicadas correctamente.

6. Calentamiento del correo electrónico o del dominio

Al cambiar de proveedor de correo electrónico, debes calentar tu dirección de correo electrónico/dominio. Esto ayuda a que los proveedores de correo electrónico (Gmail, Outlook, etc.) se acostumbren a tus hábitos de envío y reduce el riesgo de terminar en spam.

Consulta nuestra página de ayuda sobre el calentamiento de tu correo electrónico para más detalles.

Mejores prácticas:

• Comienza con tus contactos más comprometidos.
• Aumenta gradualmente tu volumen diario de correos electrónicos.
• Monitorea métricas clave (tasa de apertura, tasa de rebote, reportes de spam, etc.).

7. Pruebas y monitoreo posmigración

• Ejecuta campañas de prueba en segmentos pequeños.
• Analiza las tasas de apertura, clics, rebotes y spam.
• Ajusta tu contenido y frecuencia si es necesario.

8. Reactivación y limpieza continua de la lista

• Lanza campañas de reactivación para contactos inactivos.
• Elimina regularmente contactos que no responden para mantener una lista saludable.

9. Cumplimiento y documentación

• Conserva registros de importación/exportación y registros de consentimiento opt-in.
• Actualiza tu política de privacidad si es necesario, e informa a tus usuarios en consecuencia.

Ejemplo de un plan de calentamiento (para listas de +5.000 contactos)

El calentamiento es un paso fundamental para preservar tu entregabilidad después de la migración.

Objetivo: evitar filtros de spam comenzando con tus contactos más receptivos.

Plan durante 7 a 14 días:

• Días 1–2: Envía a 500 contactos altamente comprometidos (abrieron/hicieron clic en los últimos 30 días).
• Días 3–4: Aumenta a 900 contactos muy comprometidos.
• Días 5–6: Aumenta a 1,500, incluyendo contactos semi comprometidos (abrieron dentro de 60 días).
• Días 7–9: Aumenta a 2,500–4,000, incluyendo contactos moderadamente activos.
• Días 10–14: Envía a la lista completa, excluyendo contactos inactivos a largo plazo.

Aquí hay otro formato para el calentamiento:

Mejores prácticas durante la fase de calentamiento

1. Comienza con tus contactos más comprometidos

Esto envía una señal positiva a los Proveedores de Servicios de Internet (ISP), gracias a altas tasas de apertura y clics.

Usa segmentos dinámicos como: abrieron/hicieron clic en los últimos 30, 60 o 90 días.

2. Crea contenido de correo electrónico de alta calidad

• Usa líneas de asunto personalizadas y atractivas.
• Agrega enlaces claros, rastreables y relevantes.
• Evita elementos que puedan activar filtros de spam:
  • Uso excesivo de MAYÚSCULAS
  • Ofertas demasiado buenas para ser verdad
  • Archivos adjuntos innecesarios
  • Caracteres especiales o símbolos en líneas de asunto

3. Monitorea Indicadores Clave de Rendimiento

• Tasa de apertura: > 20% = bueno
• Tasa de clics: > 2% = aceptable (varía según el contenido)
• Tasa de rebote: < 2%
• Tasa de quejas de spam: < 0.1%

4. Elimina direcciones problemáticas

Elimina contactos que no muestren compromiso (sin aperturas o clics en más de 6 meses).

En systeme.io, puedes limpiar tu lista de contactos usando dos métodos:

• Manualmente
• Automáticamente

5. Autentica tus correos electrónicos

• Asegúrate de que tus registros SPF, DKIM y DMARC estén configurados correctamente para tu dominio.
• Usa una dirección de remitente propia (por ejemplo, noticias@tunegocio.com) para mejorar tu reputación como remitente.

Bonus: herramientas recomendadas

• Validación de correo electrónico: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce
• Monitoreo de entregabilidad: GlockApps, Mail-Tester, Google Postmaster Tools