Pasos esenciales para importar contactos con éxito

Aprende los pasos esenciales para transferir tus contactos desde un autoresponder externo a systeme.io, cumpliendo con las mejores prácticas técnicas, legales (RGPD) y de marketing para garantizar una migración fluida y segura.

1. Preparación y auditoría de tu lista actual

Una lista de contactos bien preparada es esencial para una migración exitosa. Comienza con estos pasos:

• Exporta tus contactos desde tu autoresponder anterior (en formato CSV).
• Revisa los datos disponibles: nombre, apellido, dirección de correo electrónico, estado (suscrito/suscripción cancelada), fecha de registro, historial de interacciones, etiquetas, etc.
• Segmenta tus contactos según el nivel de interacción (activos/inactivos) para evitar importar direcciones obsoletas o que no responden.

2. Limpia tu lista antes de importar

Una vez que tu lista esté ordenada, es crucial asegurar la calidad de los correos electrónicos.

Mejores prácticas a implementar:

• Elimina duplicados, direcciones de correo electrónico inválidas o inactivas.
• Usa los filtros de tu herramienta anterior para ordenar contactos. Si no están disponibles, utiliza un servicio de verificación de correo electrónico (por ejemplo, NeverBounce o ZeroBounce) para identificar direcciones de riesgo (rebotes duros, trampas de spam).
• Conserva las pruebas de registro, que pueden ser requeridas para verificaciones de cumplimiento.
• Respeta los estados de los contactos: no reactives usuarios con la suscripción cancelada o inactivos.
• Asegúrate de que las etiquetas y segmentos estén correctamente asignados.

Nota: puedes importar contactos con suscripción cancelada a systeme.io, siempre que les asignes el estado de "suscripción cancelada". Estos contactos no recibirán ninguna comunicación de tu parte.

Para hacer esto:

• Selecciona los contactos relevantes.
• Haz clic en Más acciones.
• Elige Cancelar suscripción a todos los correos de marketing.

Solo importa los contactos que te hayan dado su consentimiento explícito para recibir tus correos. Esto es obligatorio para el cumplimiento del RGPD y para garantizar una adecuada entregabilidad del correo.

3. Importar estudiantes (contactos de los cursos)

Si deseas importar estudiantes que se han inscrito en tus cursos, pero no han recibido correos electrónicos tuyos en un tiempo:

• Planifica una importación gradual para evitar rebotes masivos.
• Ten en cuenta: se envía un correo automático tan pronto como se agrega un estudiante a un curso en systeme.io (con el enlace para acceder al área de miembros).

4. Segmenta tus listas de contactos

La segmentación consiste en clasificar tus contactos en grupos homogéneos según criterios específicos: intereses, edad, ubicación, comportamiento de compra o nivel de participación. Al segmentar tus listas, puedes enviar mensajes más específicos y personalizados, lo que incrementa las tasas de apertura, clics y conversiones.

Tip: empieza creando segmentos simples, como “clientes activos” y “prospectos inactivos”; luego, refina gradualmente tus categorías según las interacciones y las preferencias.

Hay herramientas gratuitas en línea que te permiten hacer esto rápida y automáticamente, por ejemplo:

• MightyMerge – Divide archivos CSV
• Chintan Vekariya – Divide CSV

5. Configura tu nuevo autorespondedor

Before importing your contacts into systeme.io:

• Recrea tus listas, segmentos y etiquetas (que coincidan con los de tu herramienta anterior).
• Configura la autenticación de correo electrónico: registros SPF, DKIM y DMARC en tu dominio.
• Crea una cuenta en Google Postmaster Tools para monitorear tu reputación como remitente.

6. Importa tus contactos

• Solo importar archivos limpios.
• Respeta los estados de los contactos (no actives usuarios con suscripción cancelada o inactivos).
• Verifica dos veces que las etiquetas y la segmentación estén aplicadas correctamente.

7. Calentamiento de la dirección de correo o del dominio

Al cambiar de proveedor de correo electrónico, debes calentar tu dirección de correo electrónico/dominio. Esto ayuda a que los proveedores de correo electrónico (Gmail, Outlook, etc.) se acostumbren a tus hábitos de envío y reduce el riesgo de terminar en spam.

Consulta nuestra página de ayuda sobre el calentamiento de tu correo electrónico para más detalles.

Buenas prácticas:

• Comienza con tus contactos más comprometidos.
• Aumenta gradualmente tu volumen diario de correos electrónicos.
• Haz seguimiento a las métricas clave (tasa de apertura, tasa de rebote, reportes de spam, etc.).

8. Pruebas y supervisión posterior a la migración

• Ejecuta campañas de prueba en segmentos pequeños.
• Analiza las tasas de apertura, clics, rebotes y spam.
• Ajusta tu contenido y frecuencia si es necesario.

9. Reactivación y limpieza continua de la lista

• Lanza campañas de reactivación para contactos inactivos.
• Elimina regularmente contactos que no responden para mantener una lista saludable.

10. Cumplimiento y documentación

• Conserva registros de importación/exportación y registros de consentimiento opt-in.
• Actualiza tu política de privacidad si es necesario e informa a tus usuarios en consecuencia.

Ejemplo de un plan de calentamiento (para listas de +5.000 contactos)

El calentamiento es un paso fundamental para preservar tu entregabilidad después de la migración.

Objetivo: evitar los filtros de spam comenzando con tus contactos más receptivos.

Plan durante 7 a 14 días:

• Días 1–2: Envía a 500 contactos altamente comprometidos (abrieron/hicieron clic en los últimos 30 días).
• Días 3–4: Aumenta a 900 contactos muy comprometidos.
• Días 5–6: Aumenta a 1,500, incluyendo contactos semicompetidos (abrieron dentro de 60 días).
• Días 7–9: Aumenta a 2,500–4,000, incluyendo contactos moderadamente activos.
• Días 10–14: Envía correos a toda la lista, excluyendo contactos inactivos a largo plazo.

Este es otro formato para el calentamiento:

Buenas prácticas durante la fase de calentamiento

1. Comienza con tus contactos más comprometidos

• Esto envía una señal positiva a los Proveedores de Servicios de Internet (ISP), gracias a altas tasas de apertura y clics.
• Usa segmentos dinámicos como: abrieron/hicieron clic en los últimos 30, 60 o 90 días.

2. Crea contenido de alta calidad para tus correos

• Usa asuntos personalizados y atractivos.
• Agrega enlaces claros, rastreables y relevantes.
• Evita elementos que puedan activar filtros de spam:

1. Uso excesivo de MAYÚSCULAS
2. Ofertas demasiado buenas para ser verdad
3. Archivos adjuntos innecesarios
4. Caracteres especiales o símbolos en líneas de asunto

3. Haz seguimiento a los indicadores clave de rendimiento

• Tasa de apertura: > 20% = bueno
• Tasa de clics: > 2% = aceptable (varía según el contenido)
• Tasa de rebote: < 2%
• Tasa de quejas de spam: < 0.1%

4. Elimina direcciones problemáticas

Elimina contactos que no muestren compromiso (sin aperturas o clics en más de 6 meses).

En systeme.io, puedes limpiar tu lista de contactos usando dos métodos:

• Manualmente
• Automáticamente

5. Autentica tus direcciones de correos profesionales

• Asegúrate de que tus registros SPF, DKIM y DMARC estén configurados correctamente para tu dominio.
• Usa una dirección de remitente propia (por ejemplo, noticias@tunegocio.com) para mejorar tu reputación como remitente.

Bonus: herramientas recomendadas

• Validación de correo: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce
• Monitoreo de entregabilidad: GlockApps, Mail-Tester, Google Postmaster Tools