Pasos esenciales para importar contactos correctamente

Guía clave para importar tus contactos desde un autoresponder externo a systeme.io, respetando las buenas prácticas técnicas, legales (GDPR) y de marketing.

1. Preparación y auditoría de tu lista existente

Una lista de contactos bien preparada es fundamental para una migración exitosa. Comienza con los siguientes pasos:

• Exporta tus contactos desde tu autoresponder anterior (en formato CSV).
• Revisa los datos disponibles: nombre, apellido, correo electrónico, estado (suscrito/no suscrito), fecha de registro, historial de interacción, etiquetas, etc.
• Segmenta tus contactos según su nivel de interacción (activos/inactivos) para evitar importar direcciones obsoletas o que no respondan.

2. Limpia tu lista antes de importar

Una vez organizada la lista, es clave asegurar la calidad de las direcciones de correo.

Buenas prácticas a seguir:

• Elimina correos duplicados, inválidos o inactivos.
• Utiliza los filtros de tu herramienta anterior. Si no están disponibles, usa un servicio de verificación de correos (por ejemplo, NeverBounce o ZeroBounce) para identificar direcciones riesgosas (rebotes duros, trampas de spam).
• Conserva la prueba de consentimiento (opt-in), que puede ser requerida para auditorías de cumplimiento.
• Respeta el estado de los contactos: no reactives usuarios que se hayan dado de baja o estén inactivos.
• Asegúrate de que las etiquetas y segmentos estén correctamente asignados.

Para hacerlo:

• Selecciona los contactos correspondientes.
• Haz clic en Más acciones.
• Elige Cancelar suscripción de correos de marketing.

Importa únicamente contactos que hayan dado su consentimiento explícito para recibir tus correos. Esto es obligatorio para cumplir con el GDPR y para mantener una buena entregabilidad.

3. Importación de estudiantes (contactos de cursos)

Si deseas importar estudiantes que ya se inscribieron en tus cursos, pero que no han recibido correos recientemente:

• Planifica una importación gradual para evitar rebotes masivos.
• Ten en cuenta que systeme.io envía automáticamente un correo cuando un estudiante es añadido a un curso (incluye el enlace de acceso al área de miembros).

4. Configura tu nuevo autoresponder

Antes de importar tus contactos a systeme.io:

• Recrea tus listas, segmentos y etiquetas (manteniendo coherencia con tu herramienta anterior).
• Configura la autenticación de correos: registros SPF, DKIM y DMARC en tu dominio.
• Crea una cuenta en Google Postmaster Tools para monitorear tu reputación como remitente.

5. Importa tus contactos

• Importa únicamente archivos limpios.
• Respeta el estado de los contactos (no actives usuarios no suscritos o inactivos).
• Verifica que las etiquetas y segmentos se hayan aplicado correctamente.

6. Calentamiento del correo electrónico o dominio (Warm-Up)

Al cambiar de proveedor de correo, es obligatorio realizar un proceso de calentamiento del correo o dominio. Esto ayuda a que proveedores de correo (Gmail, Outlook, etc.) se adapten a tus hábitos de envío y reduce el riesgo de caer en spam.

Consulta nuestra página de ayuda sobre el calentamiento de correos para más detalles.

Buenas prácticas:

• Comienza enviando correos a tus contactos más comprometidos.
• Incrementa gradualmente el volumen diario de envíos.
• Monitorea métricas clave: (tasa de apertura, rebotes, reportes de spam, etc.)

7. Pruebas y monitoreo post-migración

• Ejecuta campañas de prueba en segmentos pequeños.
• Analiza tasas de apertura, clics, rebotes y spam.
• Ajusta el contenido y la frecuencia si es necesario.

8. Reactivación y limpieza continua de la lista

• Lanza campañas de reactivación para contactos inactivos.
• Elimina regularmente contactos sin interacción para mantener una lista saludable.

9. Cumplimiento legal y documentación

• Conserva los registros de importación/exportación y pruebas de consentimiento.
• Actualiza tu política de privacidad si es necesario e informa a tus usuarios.

Ejemplo de plan de calentamiento (listas de 5.000+ contactos)

El calentamiento es un paso crítico para proteger tu entregabilidad tras una migración.

Objetivo: Evitar filtros de spam comenzando con tus contactos más receptivos.

Plan de 7 a 14 días:

• Días 1–2: Envío a 500 contactos muy comprometidos (abrieron o hicieron clic en los últimos 30 días).
• Días 3–4: Aumenta a 900 contactos muy comprometidos.
• Días 5–6: Aumenta a 1.500, incluyendo contactos semi-activos (apertura en los últimos 60 días).
• Días 7–9: Aumenta a 2.500–4.000, incluyendo contactos moderadamente activos.
• Días 10–14: Envío a la lista completa, excluyendo contactos inactivos a largo plazo.

Este es otro formato de calentamiento

Buenas prácticas durante la fase de calentamiento

1. Comienza con tus contactos más comprometidos

Esto envía señales positivas a los proveedores de servicios de Internet (ISP), gracias a altas tasas de apertura y clics.

Usa segmentos dinámicos como: Abrieron o hicieron clic en los últimos 30, 60, 90 días

2. Crea contenido de alta calidad

• Usa asuntos personalizados y atractivos.
• Incluye enlaces claros, relevantes y medibles.
• Evita elementos que puedan activar filtros de spam:
  1. Uso excesivo de MAYÚSCULAS
  2. Ofertas poco realistas
  3. Archivos adjuntos innecesarios
  4. Caracteres especiales o símbolos en el asunto

3. Monitorea indicadores clave (KPI)

• Tasa de apertura: > 20% = buena
• Tasa de clics: > 2% = aceptable (varía según el contenido)
• Tasa de rebote: < 2%
• Tasa de quejas por spam: < 0,1%

4. Elimina direcciones problemáticas

Elimina contactos sin interacción (sin aperturas ni clics en más de 6 meses).

En systeme.io, puedes limpiar tu lista de contactos de dos formas:

• Manual
• Automática

5. Autentica tus correos

• Verifica que los registros SPF, DKIM y DMARC estén correctamente configurados.
• Usa una dirección de envío dedicada (por ejemplo: news@tudominio.com ) para mejorar tu reputación como remitente.

Bonus: Herramientas recomendadas

• Validación de correos: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce
• Monitoreo de entregabilidad: GlockApps, Mail-Tester, Google Postmaster Tools