Cómo migrar sin afectar la entregabilidad de tus correos

Como parte de la migración de tus contactos a systeme.io, se deben seguir varios pasos clave para garantizar una transición fluida desde un autorespondedor externo. Esto incluye la aplicación de mejores prácticas en configuración técnica, cumplimiento legal (especialmente con el RGPD) y marketing.

1. Preparación y auditoría de tu base de datos actual

Una lista bien preparada es esencial para una migración exitosa. Aquí están los pasos iniciales a seguir:

• Exporta tus contactos en formato CSV.
• Revisa los datos disponibles: nombre, apellido, correo electrónico, estado (suscrito, suscripción cancelada), fecha de registro, etiquetas, etc.
• Segmenta tus contactos según el nivel de interacción (activos/inactivos) para evitar importar direcciones de correo obsoletas.
• Identifica la actividad reciente: si has enviado correos recientemente, enfócate en los contactos que abrieron tus mensajes en los últimos 30, 60 o 90 días.

2. Limpieza de la base de datos antes de la importación

Una vez que tu lista esté correctamente ordenada, es crucial asegurar la calidad de las direcciones de correo que contiene.

Aquí están las mejores prácticas recomendadas:

• Elimina las direcciones duplicadas, inactivas o no válidas.
• Usa filtros en tu herramienta de correo anterior para limpiar tu lista. Si dichos filtros no están disponibles, usa un servicio de verificación de correos para evitar direcciones de riesgo (rebotes duros, trampas de spam, etc.).
• Conserva pruebas del consentimiento (opt-in); nuestro equipo puede solicitarlas.
• Respeta el estado de los contactos: no reactives contactos que hayan cancelado la suscripción o inactivos.
• Asegúrate de que las etiquetas y la segmentación se asignen correctamente.

También es fundamental importar únicamente contactos que hayan dado su consentimiento explícito para recibir tus correos, para cumplir con el RGPD y preservar tu entregabilidad.

3. Importación de contactos de estudiantes de tus cursos:

Si estás importando contactos que participaron en tus cursos pero no han recibido correos tuyos en un tiempo, el proceso de importación debe ser gradual.

Cada vez que se añade un contacto a un curso en tu cuenta de systeme.io, se envía automáticamente un correo con un enlace de acceso a su área de curso.

Para evitar un aumento de correos rebotados debido a direcciones inactivas, recomendamos encarecidamente importaciones escalonadas.

4. Calentamiento de tu dirección de envío o dominio

Al cambiar de proveedor de correo, es necesario un proceso de calentamiento. Esto implica entrenar gradualmente a los proveedores de correo para reconocer y confiar en tu nuevo comportamiento de envío, ayudándote a mantener una buena reputación como remitente y evitar caer en carpetas de spam.

Explicamos las razones de esto en esta página de ayuda.

Pasos clave del calentamiento:

• Comienza enviando correos a tus contactos más activos.
• Aumenta gradualmente el volumen de correos enviados cada día.
• Evita enviar grandes cantidades de inmediato, ya que esto puede activar bloqueos o filtrado de spam por parte de los ISP.

Pruebas y seguimiento después de la migración

• Envía campañas de prueba a segmentos pequeños.
• Monitorea métricas clave: tasas de apertura, tasas de clics, quejas de spam y tasas de rebote.
• Evita campañas de reactivación a contactos inactivos durante el período inicial.
• Ajusta tu contenido o configuración de entregabilidad si es necesario.

Veamos un ejemplo de calentamiento de una lista de más de 5.000 contactos (también conocido como warm-up de correo).

Este paso es crucial para garantizar una buena entregabilidad después de una migración o un cambio de herramienta de envío. Implica enviar correos gradualmente a tus contactos para establecer una reputación confiable como remitente con los principales proveedores de correo (Gmail, Outlook, etc.).

Objetivo: evitar que tus correos vayan a spam o sean bloqueados por los ISP, comenzando con los suscriptores más activos.

Ejemplo de un plan de calentamiento para una lista de +5. 000 contactos

Este proceso es crucial para garantizar una alta entregabilidad después de una migración. Ayuda a crear una reputación confiable como remitente con los principales proveedores de correo como Gmail, Outlook, etc.

Objetivo: evitar filtros de spam y bloqueos por parte de los ISP.

Plan de calentamiento sugerido durante 7 a 14 días:

• Días 1–2: Envía a 500 contactos muy activos (abrieron/hicieron clic en los últimos 30 días).
• Días 3–4: Aumenta a 900 contactos, aún muy activos.
• Días 5–6: Envía a 1.500 contactos, incluyendo los semi-activos (abrieron en los últimos 60 días).
• Días 7–9: Envía a 2.500 - 4.000 contactos, incluyendo usuarios moderadamente activos.
• Días 10–14: Envía a toda la lista, excluyendo direcciones inactivas a largo plazo.

Aquí hay otro formato de calentamiento:

Mejores prácticas durante el calentamiento

1. Prioriza a tus contactos más activos

Comienza tus envíos de correo con contactos que hayan abierto o hecho clic recientemente en tus correos.

Esto envía una señal positiva a los Proveedores de Servicios de Internet (ISP) al generar altas tasas de apertura y clics.

Usa segmentos dinámicos, como "Abrió" / "Hizo clic" en los últimos 30, 60 o 90 días.

2. Crea contenido de alta calidad

El contenido de calidad mejora directamente tu entregabilidad.

Sigue estas pautas clave:

• Usa asuntos personalizados y atractivos.
• Incluye enlaces claros y rastreables.
• Evita elementos comúnmente marcados como spam:
  • Uso excesivo de mayúsculas en el asunto.
  • Lenguaje excesivamente prometedor o promocional.
  • Archivos adjuntos innecesarios.
  • Caracteres especiales o símbolos en títulos.

3. Monitorea indicadores clave

Mantén un seguimiento cercano de los indicadores de rendimiento de tus campañas:

• Tasa de apertura: > 20% se considera un buen promedio.
• Tasa de clics: > 2%, dependiendo del tipo de campaña.
• Tasa de rebote: < 2%.
• Tasa de quejas de spam: < 0.1%.

4. Elimina direcciones problemáticas

Limpia regularmente tu lista eliminando contactos inactivos para mantener una alta calidad de lista.

Elimina cualquier contacto que no haya mostrado actividad (sin aperturas ni clics) durante más de 6 meses.

En systeme.io, tienes dos opciones para hacer esto:

• Manualmente
• Automáticamente

5. Autentica tus envíos

• Asegúrate de que SPF, DKIM y DMARC estén correctamente configurados para tu dominio. (Este paso está incluido en el proceso de migración de datos, a menos que elijas manejarlo tú mismo).
• Usa una dirección de remitente dedicada (ej, noticias@tudominio.com).
• Crea una cuenta de Google Postmaster Tools.

Tu éxito es nuestra prioridad. En systeme.io, nos aseguramos continuamente de la entregabilidad de tus correos y mejoramos incansablemente nuestros servicios para maximizar tus resultados.

Te proporcionamos un servicio de soporte de entregabilidad dedicado, disponible 7 días a la semana. No dudes en contactarnos si lo necesitas; nuestro equipo está aquí para apoyarte.

Bonus: herramientas recomendadas

• Herramientas de validación de correo: NeverBounce, BriteVerify, ZeroBounce.
• Monitoreo de entregabilidad: GlockApps, Mail-Tester, Postmaster Tools (Gmail).